VeriFactu: qué tiene que hacer una empresa de servicios de Mallorca
El calendario de VeriFactu ha cambiado tres veces y eso ha hecho más daño que la propia norma: mucha gente ha dejado de prestarle atención. Esto es lo que obliga hoy, lo que solo está anunciado, y las cuatro cosas que conviene hacer ahora aunque la fecha vuelva a moverse.
¿Qué obliga hoy y qué es solo un anuncio?
Hay que separar dos cosas que se mezclan continuamente en las conversaciones de bar y en algún titular.
Lo que está publicado y obliga. El Reglamento de los sistemas de facturación (Real Decreto 1007/2023) ya está en vigor para los fabricantes de software desde el 29 de julio de 2025: los programas que se vendan tienen que cumplir. Para quien factura, el Real Decreto-ley 15/2025 fijó el 1 de enero de 2027 para las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados.
Lo que se ha anunciado y todavía no obliga. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció llevar la obligación a octubre de 2028 para quien factura menos de ocho millones de euros. Ese aplazamiento no ha salido en el BOE.
Por qué esta distinción no es una tontería legal
Un anuncio que no se publica puede quedarse en nada, puede salir con otra redacción o puede salir tarde. Mientras no esté en el BOE, la fecha que os obliga sigue siendo la de 2027.
Y aunque acabe publicándose tal cual, ganaríais año y medio para hacer lo mismo. No cambia qué hay que hacer: cambia cuándo os pilla el toro.
¿Qué cambia exactamente en vuestras facturas?
Esto es lo que casi nadie explica y es lo único que de verdad importa entender. VeriFactu no va de mandar un fichero a Hacienda una vez al año. Va de cómo se comporta el programa con el que emitís.
El programa tiene que generar, en el momento de emitir cada factura, un registro de alta: un apunte con los datos esenciales de esa factura y una huella digital calculada a partir de ellos y de la huella del registro anterior. Cada registro queda enganchado al que vino antes, como los eslabones de una cadena.
Esa cadena es el invento entero. Si alguien borra una factura o le cambia el importe, el eslabón siguiente deja de encajar y se nota. Por eso el Reglamento prohíbe que el programa permita borrar o alterar nada sin dejar rastro: una factura anulada se anula con otro apunte, no desapareciendo.
Además, la factura lleva un código QR y, si estáis en la modalidad que lo remite, la mención de que es verificable en la sede de la Agencia Tributaria.
¿Cuál de las dos modalidades conviene a una empresa pequeña?
El Reglamento deja elegir entre dos formas de cumplir:
- VERI*FACTU: cada registro de facturación se envía a la Agencia Tributaria en el momento de emitir. A cambio, no hay que firmar electrónicamente los registros ni conservar nada especial: lo tiene Hacienda.
- Sistema no verificable: los registros se quedan en vuestro sistema, firmados electrónicamente y encadenados, a disposición de la Agencia si los pide. Hay que conservarlos y responder de ellos.
Para una empresa de servicios de diez o quince personas, la primera suele ser menos trabajo. La segunda tiene sentido cuando hay un motivo real para no enviar en tiempo real —conectividad mala en obra, por ejemplo— y alguien que se responsabilice de la custodia.
Lo que de verdad duele: teclear la misma factura dos veces
Aquí es donde la norma deja de ser un trámite y se convierte en una decisión de cómo trabajáis.
En la mayoría de las empresas de mantenimiento, limpieza, climatización o piscinas de Mallorca con las que hablamos, la secuencia es esta: el técnico apunta las horas y los materiales en un parte de papel o en un WhatsApp, alguien en oficina lo pasa a una hoja de cálculo, y de ahí alguien vuelve a teclearlo en el programa de facturación. Tres veces los mismos datos.
Partes que llegan el viernes. Lo que se hizo el lunes se factura ocho días más tarde, si se acuerda alguien.
Materiales que no se cobran. El técnico los puso, pero no llegaron a la factura porque nadie los copió.
Facturas corregidas a mano. Y una corrección a mano es justo lo que VeriFactu deja de permitir.
El programa de facturación, aparte. No sabe nada de los trabajos, así que todo entra tecleado.
Si el programa de facturación es una isla, adaptarlo a VeriFactu no arregla nada de eso: solo le añade una huella digital a un proceso que sigue teniendo tres copias manuales. La oportunidad real es la contraria: que la factura salga del parte de trabajo que el técnico ya ha cerrado y firmado el cliente, con las horas y los materiales ya puestos.
¿Qué hacer ahora, y en qué orden?
Primero, preguntad a vuestro proveedor actual. Por escrito, y con dos preguntas concretas: ¿vais a emitir la declaración responsable de cumplimiento?, ¿en qué fecha estará la versión lista? Una respuesta clara con fecha os ahorra el resto del artículo. El silencio o un «estamos en ello» de hace seis meses es la señal de que toca mirar alternativas.
Segundo, mirad dónde se originan vuestras facturas. No el programa: el momento. Si nacen de un parte de trabajo, de un albarán o de un contrato de mantenimiento, ese es el sitio por donde conviene empezar, porque es donde está el trabajo repetido.
Tercero, decidid la modalidad. Es una línea de configuración, pero conviene decidirla a sabiendas y no por defecto.
Cuarto, probadlo con facturas de verdad antes de la fecha. Un mes antes, no la semana de. El cambio toca numeración, anulaciones y rectificativas, que es donde aparecen los sustos.
Lo que no hay que hacer
No compréis con prisa el mes anterior a la fecha. Es exactamente cuando se venden las migraciones peor hechas y a peor precio, porque el que vende sabe que no tenéis tiempo de comparar.
Y no deis por hecho que vuestro programa se adaptará porque es caro o porque lleva muchos años. Varios fabricantes han anunciado que no adaptarán sus versiones antiguas: la adaptación llega en una versión nueva que se paga aparte. Preguntadlo antes.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatorio VeriFactu?
Para las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, el 1 de enero de 2027; para autónomos y el resto de obligados, el 1 de julio de 2027, según el Real Decreto-ley 15/2025. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció retrasarlo a octubre de 2028 para quien factura menos de ocho millones de euros, pero ese aplazamiento no está publicado en el BOE: hasta que lo esté, las fechas que obligan son las de 2027.
¿VeriFactu obliga a enviar todas las facturas a Hacienda?
Solo si se elige esa modalidad. El Reglamento (RD 1007/2023) permite dos: remitir cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitirlo, que es la modalidad llamada VERI*FACTU, o conservarlo firmado y encadenado en el propio sistema, a disposición de la Agencia si lo reclama. La segunda exige además que los registros estén firmados electrónicamente.
¿Me vale el Excel donde hago las facturas ahora?
No. El Reglamento exige que el programa genere un registro de facturación por cada factura, lo encadene con el anterior mediante una huella digital y no permita borrar ni alterar nada sin dejar rastro. Una hoja de cálculo no hace nada de eso, y además el fabricante del programa tiene que emitir una declaración responsable de que cumple, cosa que nadie puede emitir sobre una hoja propia.
¿Qué pasa si emito pocas facturas al año?
La obligación no depende del número de facturas. Depende de quién sea el obligado tributario y de la fecha que le corresponda. Un autónomo que emite doce facturas al año está igual de obligado que una empresa que emite mil, y tiene exactamente el mismo plazo.
¿Tengo que cambiar de programa de facturación?
Solo si el que usáis no va a adaptarse. Lo primero es preguntarle a vuestro proveedor actual, por escrito, si va a emitir la declaración responsable y en qué fecha tendrá la versión lista. Si la respuesta es clara y creíble, no hay nada que hacer. Si no contesta o contesta con vaguedades, ahí es donde conviene empezar a mirar alternativas, y con tiempo.
¿Qué es el registro de alta de una factura?
Es el apunte que el programa genera en el momento de emitir una factura y que recoge sus datos esenciales junto con la huella digital que lo enlaza con el registro anterior. Esa cadena es lo que permite demostrar que no se ha borrado ni modificado ninguna factura por el camino: si falta un eslabón, se nota.
¿Queréis que la factura salga del parte, sin teclearla otra vez?
Contadnos con qué facturáis ahora y cómo os llegan los partes desde la calle. Os decimos si vuestro programa se adapta, si hace falta cambiarlo o si lo que conviene es conectarlo con lo que ya tenéis.
Si la respuesta es que con una actualización de vuestro proveedor vais servidos, también os lo decimos.
Si queréis ver cómo queda una factura con su registro de alta y su huella encadenada, está en la página de facturación con VeriFactu, con el calendario legal al día y la demo abierta por ese módulo.
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