VeriFactu: Was ein Dienstleistungsbetrieb auf Mallorca wirklich tun muss
Der VeriFactu-Termin wurde dreimal verschoben, und das hat mehr Schaden angerichtet als die Vorschrift selbst: Viele hören gar nicht mehr hin. Hier steht, was heute gilt, was nur angekündigt ist, und welche vier Dinge sich jetzt lohnen, auch wenn der Termin erneut wandert.
Was gilt heute, und was ist nur eine Ankündigung?
Zwei Dinge werden ständig vermischt, im Gespräch wie in mancher Schlagzeile.
Was veröffentlicht ist und gilt. Die Verordnung über Rechnungssysteme (Königliches Dekret 1007/2023) gilt für Softwarehersteller seit dem 29. Juli 2025: Was sie verkaufen, muss die Vorgaben erfüllen. Für die Rechnungssteller legte das Königliche Gesetzesdekret 15/2025 den 1. Januar 2027 für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen fest und den 1. Juli 2027 für Selbstständige und übrige Steuerpflichtige.
Was angekündigt ist und noch nicht gilt. Am 5. Oktober 2026 kündigte das spanische Finanzministerium an, die Pflicht für alle mit weniger als acht Millionen Euro Umsatz auf Oktober 2028 zu verschieben. Diese Verschiebung ist nicht im Gesetzblatt erschienen.
Warum dieser Unterschied keine juristische Haarspalterei ist
Eine Ankündigung, die nie veröffentlicht wird, kann im Sande verlaufen, anders formuliert wiederkommen oder zu spät kommen. Solange sie nicht im Gesetzblatt steht, gilt für Sie weiterhin der Termin 2027.
Und selbst wenn sie genau so veröffentlicht wird, gewinnen Sie anderthalb Jahre für dieselbe Arbeit. Es ändert nicht, was zu tun ist, sondern nur, wann es Sie einholt.
Was ändert sich an Ihren Rechnungen genau?
Das erklärt fast niemand, und nur das muss man wirklich verstehen. Bei VeriFactu geht es nicht darum, einmal im Jahr eine Datei an die Steuerverwaltung zu schicken. Es geht darum, wie sich Ihre Rechnungssoftware verhält.
Im Moment der Rechnungsstellung muss die Software einen Rechnungsdatensatz erzeugen: einen Eintrag mit den wesentlichen Daten dieser Rechnung und einem digitalen Fingerabdruck, der aus diesen Daten und aus dem Fingerabdruck des vorherigen Datensatzes berechnet wird. Jeder Datensatz hängt am vorherigen wie die Glieder einer Kette.
Diese Kette ist der ganze Gedanke. Löscht jemand eine Rechnung oder ändert einen Betrag, passt das nächste Glied nicht mehr, und das fällt auf. Deshalb verbietet die Verordnung, dass die Software spurloses Löschen oder Ändern zulässt: Eine stornierte Rechnung wird mit einem weiteren Eintrag storniert, nicht dadurch, dass sie verschwindet.
Zusätzlich trägt die Rechnung einen QR-Code und, in der übermittelnden Variante, den Hinweis, dass sie bei der Steuerverwaltung überprüfbar ist.
Welche der zwei Varianten passt zu einem kleinen Betrieb?
Die Verordnung lässt zwei Wege zu:
- VERI*FACTU: Jeder Rechnungsdatensatz geht im Moment der Ausstellung an die Steuerverwaltung. Dafür müssen Sie die Datensätze weder elektronisch signieren noch besonders aufbewahren: Die Behörde hat sie.
- Nicht überprüfbares System: Die Datensätze bleiben signiert und verkettet in Ihrem System und stehen der Behörde auf Anforderung zur Verfügung. Sie bewahren sie auf und haften dafür.
Für einen Dienstleistungsbetrieb mit zehn oder fünfzehn Personen ist die erste Variante meist weniger Aufwand. Die zweite lohnt sich, wenn es einen echten Grund gibt, nicht in Echtzeit zu übermitteln — schlechte Verbindung auf der Baustelle etwa — und jemanden, der die Aufbewahrung verantwortet.
Was wirklich wehtut: dieselbe Rechnung zweimal tippen
Hier hört die Vorschrift auf, Papierkram zu sein, und wird zu einer Entscheidung über Ihre Arbeitsweise.
In den meisten Wartungs-, Reinigungs-, Klima- und Poolbetrieben auf Mallorca, mit denen wir sprechen, läuft es so: Der Techniker notiert Stunden und Material auf einem Papierbericht oder per WhatsApp, jemand im Büro überträgt es in eine Tabelle, und von dort tippt es jemand erneut in die Rechnungssoftware. Dieselben Daten, dreimal.
Berichte, die freitags eintreffen. Die Arbeit vom Montag wird acht Tage später abgerechnet, wenn überhaupt jemand daran denkt.
Material, das nie berechnet wird. Der Techniker hat es verbaut, aber es kam nie auf die Rechnung, weil es niemand übertragen hat.
Rechnungen, die von Hand korrigiert werden. Und genau das lässt VeriFactu künftig nicht mehr zu.
Die Rechnungssoftware, für sich allein. Sie weiß nichts von den Einsätzen, also wird alles eingetippt.
Ist Ihre Rechnungssoftware eine Insel, löst die VeriFactu-Anpassung nichts davon: Sie hängt nur einen digitalen Fingerabdruck an einen Ablauf mit drei Handabschriften. Die eigentliche Chance ist die umgekehrte: dass die Rechnung aus dem Arbeitsbericht entsteht, den der Techniker bereits abgeschlossen und der Kunde unterschrieben hat, mit Stunden und Material schon darin.
Was ist jetzt zu tun, und in welcher Reihenfolge?
Erstens: Fragen Sie Ihren jetzigen Anbieter. Schriftlich, mit zwei konkreten Fragen: Werden Sie die Konformitätserklärung abgeben, und wann liegt die fertige Version vor? Eine klare Antwort mit Datum erspart Ihnen den Rest dieses Artikels. Schweigen oder ein „wir arbeiten daran" von vor sechs Monaten ist das Signal, sich Alternativen anzusehen.
Zweitens: Sehen Sie nach, wo Ihre Rechnungen entstehen. Nicht in welchem Programm, sondern in welchem Moment. Entstehen sie aus einem Arbeitsbericht, einem Lieferschein oder einem Wartungsvertrag, dann fangen Sie dort an — dort liegt die doppelte Arbeit.
Drittens: Entscheiden Sie die Variante. Es ist eine Einstellung, aber sie sollte bewusst fallen und nicht per Voreinstellung.
Viertens: Testen Sie mit echten Rechnungen vor dem Stichtag. Einen Monat vorher, nicht in der Woche davor. Die Umstellung betrifft Nummernkreise, Stornos und Korrekturrechnungen, und dort warten die Überraschungen.
Was man nicht tun sollte
Kaufen Sie nicht in Eile im Monat vor dem Stichtag. Genau dann werden die schlechtesten Migrationen zu den schlechtesten Preisen verkauft, weil der Verkäufer weiß, dass Ihnen die Zeit zum Vergleichen fehlt.
Und gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Programm sich anpasst, weil es teuer ist oder weil es schon lange läuft. Mehrere Hersteller haben angekündigt, ältere Versionen nicht anzupassen: Die Anpassung kommt in einer neuen Version, die extra kostet. Fragen Sie vorher nach.
Häufige Fragen
Ab wann ist VeriFactu Pflicht?
Für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, für Selbstständige und übrige Steuerpflichtige ab dem 1. Juli 2027, nach dem Königlichen Gesetzesdekret 15/2025. Am 5. Oktober 2026 kündigte das spanische Finanzministerium eine Verschiebung auf Oktober 2028 für alle mit weniger als acht Millionen Euro Umsatz an; diese Verschiebung ist jedoch nicht im Gesetzblatt veröffentlicht. Bis dahin gelten die Fristen von 2027.
Müssen mit VeriFactu alle Rechnungen an die Steuerbehörde gehen?
Nur wenn Sie diese Variante wählen. Die Verordnung (RD 1007/2023) lässt zwei zu: jeden Rechnungsdatensatz im Moment der Ausstellung an die Steuerverwaltung zu senden, das ist die Variante VERI*FACTU, oder ihn signiert und verkettet im eigenen System aufzubewahren, abrufbar für die Behörde. Die zweite verlangt zusätzlich die elektronische Signatur der Datensätze.
Reicht die Tabelle, mit der ich jetzt Rechnungen schreibe?
Nein. Die Verordnung verlangt, dass die Software zu jeder Rechnung einen Datensatz erzeugt, ihn über einen digitalen Fingerabdruck mit dem vorherigen verkettet und kein spurloses Löschen oder Ändern zulässt. Eine Tabellenkalkulation leistet nichts davon, und der Softwarehersteller muss zudem eine Konformitätserklärung abgeben, die niemand über eine eigene Tabelle abgeben kann.
Was, wenn ich nur wenige Rechnungen im Jahr schreibe?
Die Pflicht hängt nicht von der Zahl der Rechnungen ab, sondern davon, wer der Steuerpflichtige ist und welches Datum für ihn gilt. Ein Selbstständiger mit zwölf Rechnungen im Jahr ist genauso gebunden wie ein Unternehmen mit tausend, und zwar mit derselben Frist.
Muss ich die Rechnungssoftware wechseln?
Nur wenn die bisherige sich nicht anpasst. Fragen Sie zuerst Ihren jetzigen Anbieter schriftlich, ob er die Konformitätserklärung abgeben wird und wann die fertige Version vorliegt. Ist die Antwort klar und glaubwürdig, gibt es nichts zu tun. Bleibt sie aus oder bleibt sie vage, lohnt es sich, rechtzeitig Alternativen anzusehen.
Was ist ein Rechnungsdatensatz?
Es ist der Eintrag, den die Software im Moment der Rechnungsstellung erzeugt. Er enthält die wesentlichen Daten der Rechnung und den digitalen Fingerabdruck, der ihn mit dem vorherigen Eintrag verkettet. Diese Kette belegt, dass unterwegs keine Rechnung gelöscht oder geändert wurde: ein fehlendes Glied fällt auf.
Soll die Rechnung aus dem Arbeitsbericht entstehen, ohne erneutes Tippen?
Sagen Sie uns, womit Sie heute Rechnungen schreiben und wie die Berichte von draußen bei Ihnen ankommen. Wir sagen Ihnen, ob sich Ihr Programm anpassen lässt, ob ein Wechsel nötig ist oder ob es reicht, es mit dem zu verbinden, was Sie schon haben.
Wenn ein Update Ihres Anbieters genügt, sagen wir Ihnen auch das.
Wenn Sie sehen möchten, wie eine Rechnung mit Datensatz und verkettetem Fingerabdruck aussieht: auf der Seite zur VeriFactu-Rechnungsstellung, mit aktuellem Fristenkalender und der Demo, die direkt bei diesem Modul öffnet.
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