Was einen spanischen Betrieb wirklich bindet, und ab wann
Drei verschiedene Vorschriften, drei verschiedene Zeitpläne und viele, die Ihnen die falsche Dringlichkeit verkaufen. Das hier steht heute im spanischen Gesetzblatt — getrennt von dem, was nur angekündigt ist.
Elektronische Rechnung zwischen Unternehmen
Rechnungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern müssen als strukturierte elektronische Dokumente laufen, und ihr Zahlungsstatus ist zu melden.
Fristen
- In Kraft6. Oktober 2026Die öffentliche Lösung der Steuerverwaltung ist geregelt: die Frist läuft· Orden HAC/1028/2026
- In Kraft6. Oktober 2027Betriebe mit mehr als 8 Mio. € Umsatz im Vorjahr· RD 238/2026, disp. final 4.ª a)
- In Kraft6. Oktober 2028Alle übrigen Betriebe und Freiberufler, auch Selbstständige· RD 238/2026, disp. final 4.ª b)
Was meist verschwiegen wird
Ein PDF per E-Mail ist keine elektronische Rechnung. Es zählt eine Datei, die die Software der Gegenseite selbst liest; das PDF begleitet sie nur, und nur in den ersten zwölf Monaten.
Quellen
- RD 238/2026, de 25 de marzo (texto consolidado) (BOE-A-2026-7295)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre (BOE-A-2026-20587)
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre («Crea y Crece») (BOE-A-2022-15818)
VeriFactu
Ihre Rechnungssoftware muss jede Rechnung signieren und ihren Hash verketten, damit eine erstellte Rechnung nicht gelöscht oder verändert werden kann.
Fristen
- In Kraft29. Juli 2025Hersteller von Rechnungssoftware· RD 1007/2023
- In Kraft1. Januar 2027Unternehmen, die Körperschaftsteuer zahlen· RD-ley 15/2025
- In Kraft1. Juli 2027Selbstständige und übrige Steuerpflichtige· RD-ley 15/2025
- Angekündigt, unveröffentlichtOktober 2028Betriebe mit weniger als 8 Mio. € Umsatz· anuncio del Ministerio de Hacienda de 5 de octubre de 2026
Was meist verschwiegen wird
Sie müssen nicht die Software wechseln: die Software muss die Vorgaben erfüllen. Passt Ihre sich an, gibt es nichts zu kaufen.
Quellen
- RD 1007/2023, de 5 de diciembre (texto consolidado) (BOE-A-2023-24840)
- RD-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE-A-2025-24446)
Arbeitszeiterfassung
Täglich Beginn und Ende der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person festhalten und vier Jahre aufbewahren.
Fristen
- In Kraft12. Mai 2019Alle Arbeitgeber, auf Papier oder digital· RD-ley 8/2019, art. 34.9 ET
- Im Verfahren, nicht bindendOhne DatumZwingend digitale, aus der Ferne einsehbare Erfassung· proyecto de real decreto, sin publicar
Was meist verschwiegen wird
Die Erfassung ist Pflicht, eine App nicht. Papier ist weiterhin zulässig. Wer etwas anderes behauptet, will Ihnen etwas verkaufen.
Quellen
- Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9 (texto consolidado) (BOE-A-2015-11430)
- RD-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE-A-2019-3481)
Konsolidierte Texte am 3. November 2026 im spanischen Gesetzblatt gelesen. Zeigt eine andere Seite ein abweichendes Datum, prüfen Sie es über den Link zum Gesetzblatt — ganz gleich, von wem es kommt.
Was man uns fragt
Ist die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen in Spanien schon Pflicht?
Noch nicht, aber die Frist läuft. Das Königliche Dekret 238/2026 machte die Fristen von einer Ministerialverordnung abhängig, und diese Verordnung — Orden HAC/1028/2026 — trat am 6. Oktober 2026 in Kraft. Ab diesem Tag gelten zwölf Monate für Betriebe, deren Umsatz im Vorjahr 8 Millionen Euro überstieg, also der 6. Oktober 2027, und vierundzwanzig Monate für alle übrigen, auch Selbstständige: der 6. Oktober 2028.
Gilt ein per E-Mail verschicktes PDF als elektronische Rechnung?
Nein. Die verpflichtende elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, die die Software des Empfängers selbst liest, ohne dass jemand etwas eintippt. Ein PDF ist ein Abbild einer Rechnung für einen Menschen. In den ersten zwölf Monaten müssen Betriebe über 8 Millionen Euro ein lesbares PDF beilegen, aber das PDF begleitet die Rechnung: es ersetzt sie nicht.
Sind VeriFactu und die elektronische Rechnung dasselbe?
Nein, und sie zu verwechseln ist der teurere der beiden Fehler. Bei VeriFactu geht es darum, wie eine Rechnung erstellt wird: die Software muss sie signieren und ihren Hash verketten, damit sie nachträglich nicht gelöscht oder verändert werden kann. Bei der elektronischen Rechnung geht es darum, wie sie übermittelt wird: in einem Format, das die Software des Kunden allein versteht. Zwei Vorschriften, zwei Zeitpläne, beide sind einzuhalten.
Müssen wir unsere Rechnungssoftware wechseln?
Nicht zwingend. VeriFactu verlangt, dass die Software die Vorgaben erfüllt, nicht dass sie neu ist. Die meisten Hersteller passen ihre Produkte an, denn für sie gilt die Pflicht seit dem 29. Juli 2025. Sinnvoll ist, den Anbieter zwei Dinge schriftlich zu fragen: ob die von Ihnen gebuchte Version die Vorgaben erfüllt und ob die Anpassung im Wartungsvertrag enthalten ist oder getrennt berechnet wird.
Ist eine Zeiterfassungs-App in Spanien Pflicht?
Nein. Die Erfassung der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person ist seit dem 12. Mai 2019 Pflicht, das Gesetz schreibt aber keine Form vor: Papier bleibt zulässig, solange täglich, verlässlich erfasst und vier Jahre aufbewahrt wird. Ein Entwurf eines Königlichen Dekrets würde eine digitale, aus der Ferne einsehbare Erfassung verlangen, ist aber zum 1. November 2026 nicht im Gesetzblatt veröffentlicht und gilt daher nicht.
Warum behaupten so viele Quellen, die digitale Zeiterfassung sei bereits Pflicht?
Weil die meisten Seiten zur spanischen Zeiterfassung von jemandem stammen, der eine Zeiterfassungs-App verkauft. Der Entwurf des Königlichen Dekrets ist seit 2025 im Verfahren, und mehrere für 2026 angekündigte Termine verstrichen folgenlos. Solange der Text nicht im Gesetzblatt steht, gilt Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts, der kein digitales Medium verlangt.
Was passiert, wenn wir die Vorgaben nicht erfüllen?
Das spanische Abgabengesetz hat in Artikel 201 bis ein eigenes Sanktionsregime für Rechnungssoftware, das sowohl das Vorhalten und Nutzen nicht konformer Systeme als auch deren Herstellung und Vertrieb erfasst. Bei der Arbeitszeiterfassung ist ein fehlendes Register ein arbeitsrechtlicher Verstoß, den die Arbeitsinspektion verfolgt. Die Höhe hängt vom Einzelfall ab und sollte mit der Steuerberatung geklärt werden.
Wir sind ein kleiner Betrieb auf Mallorca. Womit fangen wir an?
Damit, den bisherigen Softwareanbieter zu fragen, bevor Sie etwas kaufen. Wenn Sie mit einem Programm fakturieren, lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob es VeriFactu erfüllt und was für die elektronische Rechnung geplant ist. Wenn Sie mit Excel oder Word-Vorlagen fakturieren, muss dort vor 2027 etwas aufgebaut werden. Und wenn Sie Arbeitsberichte und Stunden von Hand führen: das verlangt keine Vorschrift — das ändert man, wenn es sich lohnt, nicht aus Angst.
Wollen Sie wissen, was für Sie gilt und was nicht?
Sagen Sie uns, womit Sie fakturieren und wie Sie Stunden erfassen. Wir sagen Ihnen, was vor 2027 bewegt werden muss, was warten kann und was gar nicht angefasst werden muss. Reicht ein Update Ihres Anbieters, sagen wir auch das.
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