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Control horario: qué obliga de verdad y qué os están vendiendo
Registrar la jornada es obligatorio desde 2019 y mucha gente todavía no lo sabe. Hacerlo digitalmente no lo es, y mucha gente cree que sí porque se lo han dicho vendiendo algo. Esto separa una cosa de la otra, y explica qué cambia de verdad cuando el equipo trabaja en la calle.
¿Qué obliga la ley desde 2019?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a toda empresa a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y la de finalización. Está en vigor desde el 12 de mayo de 2019.
No hay umbral de plantilla. Una empresa de tres personas está igual de obligada que una de trescientas. Tampoco depende del sector ni de si la gente trabaja en una oficina o va de obra en obra.
Los registros hay que conservarlos cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿Es obligatorio fichar en digital?
Aquí es donde conviene tener cuidado, porque se vende mucho con esto.
La ley no exige fichar digitalmente. Obliga a registrar, no impone el medio. Un registro en papel, firmado, que recoja lo que la norma pide y se conserve cuatro años, es legal hoy.
Sí se ha tramitado un reglamento para exigir que el registro sea digital y accesible en remoto para la Inspección. Ese reglamento recibió dictamen desfavorable del Consejo de Estado y no está publicado en el BOE.
Comprobado el 4 de noviembre de 2026 en el texto consolidado del Estatuto de los Trabajadores: el artículo 34.9 sigue con la redacción de 2019, palabra por palabra, y no existe ningún artículo 34 bis. Mientras ese reglamento no salga en el BOE no hay fecha de entrada en vigor del fichaje digital, por mucho que circule una. Lo que obliga hoy es registrar la jornada; el medio lo elegís vosotros.
¿Cómo se reconoce el argumento de venta?
Si alguien os dice que «ya es obligatorio fichar con una app» o que «os van a multar si no tenéis un sistema digital», está contando como norma algo que no lo es.
Eso no significa que el papel sea buena idea. Significa que la razón para cambiar no es la multa: es que el papel no os sirve para lo que lo necesitáis. Y ésa es una conversación distinta, en la que podéis elegir con calma en vez de comprar con miedo.
¿De cuánto es la multa, entonces?
La multa existe y conviene saber de cuánto es, porque el argumento de venta se apoya en no decirlo. El artículo 7.5 de la LISOS nombra el registro de jornada entre las infracciones graves, y el artículo 40.1.b) fija tres grados:
Grado mínimo de 751 a 1.500 €
Grado medio de 1.501 a 3.750 €
Grado máximo de 3.751 a 7.500 €
Lo que se sanciona es no llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real. No hay ninguna sanción por llevarlo en papel: ésa es la parte que se omite cuando se usa la multa como argumento comercial.
¿Por qué el papel se rompe en una empresa de servicios?
En una oficina con horario fijo, una hoja firmada funciona razonablemente. En una empresa de mantenimiento, limpieza, jardinería o climatización de Mallorca, donde la gente empieza en un sitio y acaba en otro, se rompe por varios lados a la vez.
Nadie pasa por la oficina. Si el reloj está en el almacén de Son Castelló y el primer aviso es en Calvià, la hora que se apunta no es la que fue.
Se rellena el viernes, de memoria. Y una semana entera reconstruida de memoria no es un registro diario.
Las horas extra no salen. Si todas las hojas ponen de 8 a 17, el exceso no aparece aunque se esté haciendo.
Nadie sabe quién está trabajando ahora. La oficina no puede decirle a un cliente si va alguien de camino.
Y luego hay que sumarlo a mano. Para la nómina, alguien echa cuentas de un taco de papeles cada mes.
El problema de fondo no es legal: es que ese registro no os sirve para nada más. Es papel que se guarda cuatro años por si viene la Inspección, y hasta entonces no aporta una sola decisión.
¿Qué cambia si se ficha desde el móvil, allí donde está el trabajo?
Si el fichaje vive en el móvil que el técnico ya lleva encima, deja de ser un trámite y empieza a responder preguntas que la oficina se hace todos los días.
- La hora es la que fue. Se ficha al empezar, en el sitio, no a la memoria del viernes.
- La oficina ve quién está dentro. Y puede decirle a un cliente que hay alguien de camino sin llamar a cuatro móviles.
- Las horas se suman solas. Para la nómina ya no hay que echar cuentas de un taco de papeles.
- Y el registro queda guardado. Los cuatro años, sin una carpeta que alguien tenga que custodiar.
Se puede registrar la ubicación en el momento de fichar si es proporcionada y se informa con claridad. Lo que no cabe es seguir a la persona durante toda la jornada. La diferencia entre un punto concreto y un rastro permanente es exactamente la línea, y conviene que esté escrita en la información que se entrega a la plantilla, no solo entendida.
¿Cuándo sale rentable cambiar el sistema de fichaje?
Ahora la parte que casi nadie cuenta, y que es la que separa un fichaje de un fichaje útil.
Si el técnico ficha en una app y luego apunta en otro sitio el trabajo que ha hecho, habéis sumado un trámite más a su día. Dos aplicaciones, dos momentos de teclear, y la segunda se rellena mal porque son las siete de la tarde.
Si el fichaje y el parte de trabajo son lo mismo, la cuenta sale al revés: el técnico abre el móvil una vez por trabajo, y de ahí salen la hora, lo que se ha hecho, los materiales y la firma del cliente. Un gesto en lugar de tres, y la oficina se entera de todo a la vez.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el control horario en España?
Sí, desde el 12 de mayo de 2019. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a toda empresa a registrar diariamente la jornada de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y la de fin. No depende del tamaño de la empresa ni del sector.
¿Hay que fichar obligatoriamente de forma digital?
No. La ley obliga a registrar la jornada, pero no impone el medio: un registro en papel firmado es válido si recoge lo que exige la norma y se conserva. Se ha tramitado un reglamento para exigir el registro digital y accesible en remoto, pero recibió dictamen desfavorable del Consejo de Estado y no está publicado en el BOE. Hasta que lo esté, el papel sigue siendo legal.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada?
Cuatro años. Durante ese tiempo la empresa tiene que mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Tienen que fichar los trabajadores que van de obra en obra?
Sí. La obligación es de la empresa y alcanza a toda la plantilla, trabaje donde trabaje. Lo que cambia en el trabajo de campo no es si hay que registrar, sino cómo: ahí es donde el fichaje desde el móvil resuelve lo que una máquina en la oficina no puede, porque nadie pasa por la oficina.
¿Se puede exigir la ubicación al fichar?
Se puede registrar la ubicación en el momento del fichaje si es proporcionada para la finalidad y se informa con claridad, pero no cabe un seguimiento continuo de la persona durante la jornada. La diferencia está en el punto concreto frente al rastro permanente, y conviene dejarla escrita en la información que se entrega a la plantilla.
¿El registro de jornada sirve para controlar las horas extra?
Es justamente para lo que se creó. El registro diario es la prueba de cuántas horas se han hecho por encima de la jornada pactada, y es lo que permite que se paguen o se compensen. Sin registro, esa discusión se queda en la palabra de cada parte.
¿Seguís sumando horas de un taco de papeles?
Contadnos cuánta gente sois, cómo registráis ahora la jornada y qué se hace después con esas horas. Os decimos si os conviene fichaje a secas o fichaje unido al parte de trabajo.
Si lo que tenéis ya cumple y os vale, os lo decimos y no os vendemos nada.
Para ver cómo queda el fichaje desde el móvil y el cuadrante en la oficina, está en la página de control horario, con la demo abierta por ese módulo.
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